Sportello Privacy ADACI #GDPR EU 679/2016

Il servizio ha come referente e coordinatore ​Alessandro Oliva Privacy Officer Certificato TUV Italia al n* CDP_252_V Schema CDP Sviluppato in accordo alla ISO/IEC 17024:2012

Supply Chain Management and Amending Contracts #GDPR

“La gestione dei fornitori, ruolo centrale” nel  #GDPR

“ Non importa quale tipo di lavoro si stia sviluppando con un fornitore, è importante assicurarsi di avere a che fare con qualcuno che abbia la formazione necessaria per mantenere protetti i dati della tua azienda e dei tuoi clienti. “

Lo sportello #GDPR è il Supporto e consulenza che la Sez. ADACI Piemonte eroga ai suoi soci – su richiesta anche ai non soci –  in tema della Legge Europea 679/2016 sul Trattamento dei Dati a cui ogni Impresa, Azienda, Compagnia e PMI deve allinearsi per gli scambi e Trattamento dei Dati all’interno del SEE, coinvolgendo anche i suoi fornitori extra-SEE coinvolti nel framework EU-US Privacy Shield .

• Only act on the Agency’s documented instruction;
• Impose confidentiality obligations on all personnel who process the relevant data;
• Ensure the security of the personal data that it processes;
• Implement measures to assist Agency in complying with the rights of data subjects;
• Assist Agency in obtaining approval from DPAS where required;
• At Agency’s election, either return or destroy the personal data at the end of the relationship;
• Provide Agency with all information necessary to demonstrate compliance with the GDPR

L’attivazione della consulenza, per i Soci, è possibile effettuarla contattando la Sezione attraverso il form che vedi qui accanto.

Ricevi le news sulla Privacy tramite https://telegram.me/gdpr2018

•  Consulta la Guida all’applicazione del Regolamento Europeo in materia di protezione dati

•  Consulta lo SCHEMA DI DECRETO LEGISLATIVO RECANTE DISPOSIZIONI PER L’ADEGUAMENTO DELLA NORMATIVA NAZIONALE ALLE DISPOSIZIONI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679

Nuove Faq sul Responsabile della Protezione dei Dati (RPD)
in ambito privato
(in aggiunta a quelle adottate dal Gruppo Art. 29
in Allegato alle Linee guida sul RPD)

1. Chi è il responsabile della protezione dei dati personali (RPD) e quali sono i suoi compiti?
2. Quali requisiti deve possedere il responsabile della protezione dei dati personali?
3. Chi sono i soggetti privati obbligati alla sua designazione?
4. Chi sono i soggetti per i quali non è obbligatoria la designazione del responsabile della protezione dei dati personali?
5. È possibile nominare un unico responsabile della protezione dei dati personali nell’ambito di un gruppo imprenditoriale?
6. Il responsabile della protezione dei dati personali deve essere un soggetto interno o può essere anche un soggetto esterno? Quali
sono le modalità per la sua designazione?
7. Il ruolo di responsabile della protezione dei dati personali è compatibile con altri incarichi?
8. Il responsabile della protezione dei dati personali è una persona fisica o può essere anche un soggetto diverso?

1. Chi è il responsabile della protezione dei dati personali (RPD) e quali sono i suoi compiti?
Il responsabile della protezione dei dati personali (anche conosciuto con la dizione in lingua inglese data protection officer – DPO) è una
figura prevista dall’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679. Si tratta di un soggetto designato dal titolare o dal responsabile del trattamento
per assolvere a funzioni di supporto e controllo, consultive, formative e informative relativamente all’applicazione del Regolamento
medesimo. Coopera con l’Autorità (e proprio per questo, il suo nominativo va comunicato al Garante; v. faq 6) e costituisce il punto di
contatto, anche rispetto agli interessati, per le questioni connesse al trattamento dei dati personali (artt. 38 e 39 del Regolamento).

2. Quali requisiti deve possedere il responsabile della protezione dei dati personali?
Il responsabile della protezione dei dati personali, al quale non sono richieste specifiche attestazioni formali o l’iscrizione in appositi albi,
deve possedere un’approfondita conoscenza della normativa e delle prassi in materia di privacy, nonché delle norme e delle procedure
amministrative che caratterizzano lo specifico settore di riferimento.
Deve poter offrire, con il grado di professionalità adeguato alla complessità del compito da svolgere, la consulenza necessaria per progettare,
verificare e mantenere un sistema organizzato di gestione dei dati personali, coadiuvando il titolare nell’adozione di un complesso di misure
(anche di sicurezza) e garanzie adeguate al contesto in cui è chiamato a operare. Deve inoltre agire in piena indipendenza (considerando 97
del Regolamento UE 2016/679) e autonomia, senza ricevere istruzioni e riferendo direttamente ai vertici.
Il responsabile della protezione dei dati personali deve poter disporre, infine, di risorse (personale, locali, attrezzature, ecc.) necessarie per
l’espletamento dei propri compiti.

3. Chi sono i soggetti privati obbligati alla sua designazione?
Sono tenuti alla designazione del responsabile della protezione dei dati personali il titolare e il responsabile del trattamento che rientrino nei casi previsti dall’art. 37, par. 1, lett. b) e c), del Regolamento (UE) 2016/679. Si tratta di soggetti le cui principali attività (in primis, le attività c.d. di “core business”) consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala o in trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati personali o di dati relative a condanne penali e a reati (per quanto attiene alle nozioni di “monitoraggio regolare e sistematico” e di “larga scala”, v. le “Linee guida sui responsabili della protezione dei dati” del 5 aprile 2017, WP 243). Il diritto dell’Unione o degli Stati membri può prevedere ulteriori casi di designazione obbligatoria del responsabile della protezione dei dati (art. 37, par. 4).
Ricorrendo i suddetti presupposti, sono tenuti alla nomina, a titolo esemplificativo e non esaustivo: istituti di credito; imprese assicurative;
sistemi di informazione creditizia; società finanziarie; società di informazioni commerciali; società di revisione contabile; società di recupero
crediti; istituti di vigilanza; partiti e movimenti politici; sindacati; caf e patronati; società operanti nel settore delle “utilities”
(telecomunicazioni, distribuzione di energia elettrica o gas); imprese di somministrazione di lavoro e ricerca del personale; società operanti nel settore della cura della salute, della prevenzione/diagnostica sanitaria quali ospedali privati, terme, laboratori di analisi mediche e centri di riabilitazione; società di call center; società che forniscono servizi informatici; società che erogano servizi televisivi a pagamento.

4. Chi sono i soggetti per i quali non è obbligatoria la designazione del responsabile della protezione dei dati personali?
Nei casi diversi da quelli previsti dall’art. 37, par. 1, lett. b) e c), del Regolamento (UE) 2016/679, la designazione del responsabile del trattamento non è obbligatoria (ad esempio, in relazione a trattamenti effettuati da liberi professionisti operanti in forma individuale; agenti, rappresentanti e mediatori operanti non su larga scala; imprese individuali o familiari; piccole e medie imprese, con riferimento ai trattamenti dei dati personali connessi alla gestione corrente dei rapporti con fornitori e dipendenti: v. anche considerando 97 del Regolamento, in relazione alla definizione di attività “accessoria”).
In ogni caso, resta comunque raccomandata, anche alla luce del principio di “accountability” che permea il Regolamento, la designazione di tale figura (v., in proposito, le menzionate linee guida), i cui criteri di nomina, in tale evenienza, rimangono gli stessi sopra indicati.

5. È possibile nominare un unico responsabile della protezione dei dati personali nell’ambito di un gruppo imprenditoriale?
Il Regolamento (UE) 2016/679 prevede che un gruppo imprenditoriale (v. definizione di cui all’art. 4, n. 19) possa designare un unico responsabile della protezione dei dati personali, purché tale responsabile sia facilmente raggiungibile da ciascuno stabilimento (sul concetto di “raggiungibilità”, v. punto 2.3 delle linee guida in precedenza menzionate). Inoltre, dovrà essere in grado di comunicare in modo efficace con gli interessati e di collaborare con le autorità di controllo.

6. Il responsabile della protezione dei dati personali deve essere un soggetto interno o può essere anche un soggetto esterno? Quali sono le modalità per la sua designazione?
Il ruolo di responsabile della protezione dei dati personali può essere ricoperto da un dipendente del titolare o del responsabile (non in conflitto di interessi) che conosca la realtà operativa in cui avvengono i trattamenti; l’incarico può essere anche affidato a soggetti esterni, a condizione che garantiscano l’effettivo assolvimento dei compiti che il Regolamento (UE) 2016/679 assegna a tale figura. Il responsabile della protezione dei dati scelto all’interno andrà nominato mediante specifico atto di designazione, mentre quello scelto all’esterno, che dovrà avere le medesime prerogative e tutele di quello interno, dovrà operare in base a un contratto di servizi. Tali atti, da redigere in forma scritta, dovranno indicare espressamente i compiti attribuiti, le risorse assegnate per il loro svolgimento, nonché ogni altra utile informazione in rapporto al contesto di riferimento.
Nell’esecuzione dei propri compiti, il responsabile della protezione dei dati personali (interno o esterno) dovrà ricevere supporto adeguato in termini di risorse finanziarie, infrastrutturali e, ove opportuno, di personale. Il titolare o il responsabile del trattamento che abbia designato un responsabile per la protezione dei dati personali resta comunque pienamente responsabile dell’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati e deve essere in grado di dimostrarla (art. 5, par. 2, del Regolamento; v. anche i punti 3.2 e 3.3. delle linee guida sopra richiamate).
I dati di contatto del responsabile designato dovranno essere infine pubblicati dal titolare o responsabile del trattamento. Non è necessario – anche se potrebbe rappresentare una buona prassi – pubblicare anche il nominativo del responsabile della protezione dei dati: spetta al titolare o al responsabile e allo stesso responsabile della protezione dei dati, valutare se, in base alle specifiche circostanze, possa trattarsi di un’informazione utile o necessaria. Il nominativo del responsabile della protezione dei dati e i relativi dati di contatto vanno invece comunicati all’Autorità di controllo. A tal fine, allo stato, è possibile utilizzare il modello di cui al seguente link:
http://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/7322292

7. Il ruolo di responsabile della protezione dei dati personali è compatibile con altri incarichi?
Si, a condizione che non sia in conflitto di interessi. In tale prospettiva, appare preferibile evitare di assegnare il ruolo di responsabile della protezione dei dati personali a soggetti con incarichi di alta direzione (amministratore delegato; membro del consiglio di amministrazione;
direttore generale; ecc.), ovvero nell’ambito di strutture aventi potere decisionale in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento  (direzione risorse umane, direzione marketing, direzione finanziaria, responsabile IT ecc.). Da valutare, in assenza di conflitti di interesse e in base al contesto di riferimento, l’eventuale assegnazione di tale incarico ai responsabili delle funzioni di staff (ad esempio, il responsabile della funzione legale).

8. Il responsabile della protezione dei dati personali è una persona fisica o può essere anche un soggetto diverso?
Il Regolamento (UE) 2016/679 prevede espressamente che il responsabile della protezione dei dati personali possa essere un “dipendente” del titolare o del responsabile del trattamento (art. 37, par. 6, del Regolamento); ovviamente, nelle realtà organizzative di medie e grandi dimensioni, il responsabile della protezione dei dati personali, da individuarsi comunque in una persona fisica, potrà essere supportato anche da un apposito ufficio dotato delle competenze necessarie ai fini dell’assolvimento dei propri compiti.
Qualora il responsabile della protezione dei dati personali sia individuato in un soggetto esterno, quest’ultimo potrà essere anche una persona giuridica (v. il punto 2.4 delle suddette Linee guida).
Si raccomanda, in ogni caso, di procedere a una chiara ripartizione di competenze, individuando una sola persona fisica atta a fungere da punto di contatto con gli interessati e l’Autorità di controllo.

• Consulta la guida all’applicazione del Regolamento Europeo in materia di protezione dati
• Consulta lo SCHEMA DI DECRETO LEGISLATIVO RECANTE DISPOSIZIONI PER L’ADEGUAMENTO DELLA NORMATIVA NAZIONALE ALLE DISPOSIZIONI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679

Referente Sportello Privacy

Alessandro Oliva
Privacy Officer Certificato TUV Italia al n* CDP_252_V Schema CDP Sviluppato in accordo alla ISO/IEC 17024:2012