I Profili Attitudinali degli Addetti alla Funzione Acquisti

Una trattazione approfondita dell’evoluzione del ruolo e del profilo dell’addetto alla funzione acquisti nel corso del passaggio dal compito marcatamente amministrativo che caratterizzava la funzione nel passato agli incarichi e agli obiettivi che oggi l’azienda attribuisce al processo di acquisto. Gli addetti, qualunque sia il loro livello di responsabilità e il loro compito, vengono richiesti di competenze e specializzazioni specifiche e dettagliate. È verificato che oggi esiste una proliferazione di ruoli all’interno della funzione acquisti e che per ciascuno di essi esiste una caratterizzazione attitudinale singolare. Questo nuovo panorama richiede un ripensamento delle procedure di valutazione, reclutamento, inserimento, apprendistato e formazione delle risorse destinate alla funzione.

Con la dizione “Addetti alla Funzione Acquisti” si vogliono raggruppare tutte le figure che, con ruoli e obiettivi diversi, operano ai livelli base della struttura acquisti. Si ritiene, infatti, che il termine “Buyer” sia oggettivamente riduttivo, in quanto, ad esempio, un addetto di staff alla gestione dell’albo fornitori, piuttosto che uno specialista di contrattualistica, una risorsa dedicata agli aspetti informatici della funzione oppure chi attende all’operatività post-ordine non possono essere classificati come buyer.    

L’evoluzione dei mercati di vendita e la Funzione Acquisti

I cambiamenti intervenuti sul mercato mondiale dei beni e dei servizi hanno sovvertito consuetudini consolidate da decenni e hanno provocato un cambiamento epocale delle strutture organizzative aziendali. Da un mercato, come quello italiano, sostanzialmente chiuso, a concorrenza contingentata e fondato sull’esistenza di monopoli fisiologicamente accettati, si è passati progressivamente a mercati aperti, privi di protezioni e dunque fortemente competitivi.

Si pensi al mondo dell’auto ai tempi del monopolio di fatto dei produttori nazionali, quando ogni modello prodotto veniva, con maggiore o minore successo, comunque assorbito dai consumatori o si pensi, nelle medesime epoche, al servizio offerto dalla banca non dissimile, nella sua configurazione, da quello offerto da un ufficio postale. E si confronti quel tempo con il mercato dell’auto di oggi, dove i concorrenti sono infiniti e le ragioni che il consumatore riteneva inossidabili per scegliere un’auto di produzione nazionale si sono sciolte come neve al sole.

E si paragonino le evoluzioni intervenute sul mercato bancario, nel quale oggi il correntista sceglie l’istituto bancario più adatto alle sue particolari necessità, obbligando la banca a offrire servizi specificamente studiati per gruppi di clienti differenziati.

La rivoluzione è nata sui mercati di vendita e, progressivamente, ha contagiato e influenzato l’azienda, ha chiesto che fosse più accurata nella progettazione e nella realizzazione dei beni e dei servizi offerti sui mercati poiché i consumatori erano diventati più esigenti e più attenti, ha imposto che l’organizzazione delle risorse umane fosse strutturata secondo modelli a gerarchia semplificata per poter rispondere alle richieste di flessibilità produttiva e ha richiesto a tutti gli enti interni di adeguarsi alla mutata realtà.

Tra di essi, naturalmente, anche la Funzione Acquisti, la quale è stata chiamata ad attrezzarsi per poter acquisire sui mercati di acquisto ciò che è necessario per realizzare quei beni e quei servizi che l’azienda propone sui mercati di vendita.

Se questi beni e questi servizi sono personalizzati e specializzati, anche gli acquisti di materia prima, di componentistica, di lavorazioni esterne, di servizi accessori e di servizi generali devono essere specializzati. E, se i beni e i servizi venduti evolvono nel tempo per fronteggiare la concorrenza, anche gli acquisti dei quali sono composti conoscono la medesima evoluzione, costringendo la Funzione Acquisti a modificare le proprie politiche di marketing di acquisto, a lavorare alle alternative di fornitura, a qualificare nuovi fornitori e a richiedere a quelli abituali interventi di miglioramento e di adeguamento.   

Questo processo evolutivo, che ha investito tutte le strutture e gli enti aziendali, ha comportato, per la Funzione Acquisti, un cambiamento di status supplementare che ha contribuito a rendere epocale la sua trasformazione. Mentre il mercato di vendita richiedeva agli acquisti maggiore specializzazione, flessibilità, accuratezza e rapidità di esecuzione, la quota degli acquisti sul totale dei costi di produzione dei beni o di erogazione dei servizi tendeva a crescere a causa dell’affermarsi delle politiche di buy e di outsourcing.

Il ricorso al mercato per l’acquisto di beni e servizi prima realizzati in azienda ha pertanto provocato un incremento del valore affidato alla Funzione Acquisti, valore talora così elevato che non di rado il risultato complessivo dell’azienda si trova a dipendere integralmente dalle performance della funzione. In Italia questo processo di evoluzione ha preso l’avvio, negli anni ’70, dapprima nella grande industria manifatturiera e di trasformazione, che per prima ha subito gli effetti dell’apertura dei mercati, ed è proseguito nei decenni investendo via via la media e la piccola impresa industriale, le aziende dei servizi (le grandi banche, la grande distribuzione e il commerce in generale) e, infine le aziende e gli enti della pubblica amministrazione.

I profili degli addetti alla funzione acquisti

La nuova fisionomia, i nuovi compiti e i nuovi obiettivi della Funzione Acquisti, hanno richiesto una modificazione sostanziale del profilo dei suoi addetti.    

Figure professionali specializzate

In primo luogo, è subito emerso il bisogno di avere a disposizione buyer con competenze differenziate in accordo alla particolare tipologia di attività svolta (acquisto di commodities, acquisti internazionali in paesi low cost, acquisti di servizi, acquisti locali, etc.).
In secondo luogo, è sorta la necessità di ulteriori figure professionali in grado di svolgere in modo organizzato attività molto dettagliate: analisi di costo, studio dell’evoluzione dei mercati di acquisto, ricerca e qualificazione di nuovi fornitori, monitoraggio delle perfomance dei fornitori attivi, valutazione dei risultati della Funzione Acquisti medesima, osservatorio contrattuale per l’aggiornamento degli strumenti legali e contrattuali, visite ispettive ai fornitori attivi, visite di qualifica ai fornitori potenziali, assistenza ai ruoli direttivi della funzione, etc..   
E non dimentichiamo, infine, il personale operativo: addetti al data entry degli ordini, al controllo dei centri di costo, all’esecuzione dell’expediting, alla verifica delle fatture non congruenti con gli ordini, ai solleciti delle offerte,  etc.; ruoli che richiedono anch’essi caratteristiche e peculiarità ulteriormente differenti.
In linea generale è possibile affermare che oggi la Funzione Acquisti richiede una vasta gamma di ruoli connotati da competenze e conoscenze differenziate.

Buyer e Category manager

1. Seleziona dall’albo fornitori  i fornitori per i fabbisogni di acquisto che gli sono assegnati (per area geografica, per stabilimento, per categoria merceologica etc.).
2. Monitora lo status dei fornitori sulla base delle informazioni che gli pervengono dagli addetti di staff dedicati a questa attività.
3. Crea le RfQ, le RfI e le RfP con attenzione alla completezza della documentazione tecnica di supporto.
4. Verifica la congruenza degli strumenti contrattuali da utilizzarsi per la finalizzazione dell’acquisto.
5. Concorre alla scelta dello strumento negoziale (tradizionale o on-line).
6. Sorveglia l’iter dell’RfQ, dell’RfI e dell’RfP e interviene quando necessario.
7. Compara le offerte, organizza gli eventuali rilanci.
8. Sorveglia l’iter dell’eventuale asta on-line.
9. Negozia e conclude il contratto.
10. Visita i fornitori in fase di qualifica e di attività.

Addetto di staff: Albo Fornitori
1. Contribuisce a creare e ad aggiornare le procedure di selezione, valutazione e qualificazione dei nuovi fornitori e di monitoraggio degli attivi.
2. Applica le procedure e, su richiesta dei buyer e/o della Direzione Acquisti, effettua attività di scouting fornitori.
3. Sorveglia le procedure di valutazione e qualificazione.
4. Partecipa alle visite ai fornitori qualificandi.

Addetto di staff: Contrattualistica
1. Verifica la congruità degli strumenti contrattuali (ordini, convenzioni, contratti-quadro, etc.) dedicati agli acquisti con l’evoluzione della legislazione.
2. Crea e aggiorna gli strumenti contrattuali su richiesta della Direzione Acquisti.

Addetto di staff informatica
1. Conosce l’ERP aziendale e ne dispone gli aggiornamenti e le implementazioni su richiesta della Direzione Acquisti.
2. Cura la progettazione degli applicativi di dettaglio richiesti dalla Direzione Approvvigionamenti.
3. Cura la formazione degli addetti della funzione all’uso dell’ERP e degli applicativi.

Addetto operativo processo degli acquisti
1. Data entry per ogni esigenza non coperta dai buyer e dagli addetti di staff.
2. Assiste l’invio delle RfQ, RfI e RfP, ne cura il sollecito e la ricezione delle offerte.
3. Crea gli ordini, le convenzioni, i listini e li invia al fornitore.
4. Gestisce le conferme d’ordine.

Addetto operativo processo del post-ordine
1. Provvede all’expediting degli ordini.
2. Cura la gestione delle varianti d’ordine richieste dai fornitori.
3. Gestisce le non conformità avvisando i fornitori e sorvegliando l’iter di risoluzione delle medesime.
4. Riceve dall’amministrazione elenco delle fatture non congrue con gli ordini e provvede alla risoluzione dei problemi.

Alessio Paša ha diretto, dal 1985 al 2003, una società specializzata nella gestione in outsourcing degli approvvigionamenti di materiali di produzione e di manutenzione industriali. Esperto di tematiche sull’acquisto di beni e di servizi, con particolare riferimento a: logistica; marketing di acquisto; valutazione, qualificazione e gestione del parco fornitori; modelli innovativi di analisi costo, TCO e analisi del valore. Relatore in Convegni e Seminari, è collaboratore di riviste specializzate. È autore di pubblicazioni quali: “La costruzione dell’albo fornitori”, “La gara d’acquisto” e recentemente, con altri, “Albo fornitori e posizionamento degli acquisti”.