Caratterizzazione dei ruoli del buyer e del category manager

La caratterizzazione dei ruoli del buyer e del category è funzione degli incarichi loro affidati.

Il buyer è l’addetto di riferimento per gli acquisti poliformi, per gli approvvigionamenti di commessa, per il presidio di una unità di business, per la copertura delle esigenze di una dipendenza aziendale periferica (stabilimento o insediamenti d’area geografica) e per ogni altra necessità diversa da quella che richieda una specializzazione spinta sul gruppo merce.

Questa, infatti, è appannaggio del category manager, il quale distingue il suo ruolo da quello del buyer esattamente per questa proprietà, la gestione completa di uno o più gruppi merce per i quali è responsabile in toto per un’area geografica definita.

Sorprendentemente, al di là di alcune eventuali competenze e conoscenze generaliste richieste al category (per esempio, la padronanza di una o più lingue straniere, la conoscenza di normative e legislazioni internazionali, etc.) l’identikit della figura del buyer e del category si fonda su elementi comuni:

• Intelligenza relazionale
• Competenza tecnica
• Approccio analitico
• Curiosità

Da qui la dizione “addetto acquisti” quale lessico che nel seguente articolo talora viene utilizzato per accomunare le figure del buyer e del category.

Intelligenza relazionale

In conseguenza dell’evoluzione dei mercati cliente e dei riflessi sulla configurazione e l’azione della Funzione l’addetto acquisti è stato prima invitato e successivamente obbligato ad apprendere le arti della comunicazione, della relazione e della diplomazia, per confrontarsi sia con i fornitori sia con le interfacce aziendali. L’accresciuto volume degli acquisti provocato dalla crescita della quota dell’acquistato sui costi aziendali, insieme alla complessità dei prodotti e delle prestazioni richiesti dal ciclo produttivo, ha creato più frequentemente situazioni nelle quali la Funzione Acquisti si trova a confrontarsi con fornitori monopolistici od oligopolistici e con enti richiedenti restii a modificare la fisionomia e l’articolazione delle specifiche e dei capitolati tecnici per permettere alla Funzione Acquisti di operare al meglio sui mercati di fornitura.

In entrambe le situazioni, con i fornitori e con i colleghi delle funzioni tecniche e commerciali, l’addetto della funzione oggi deve possedere accurate e collaudate qualità relazionali e diplomatiche che gli permettano di trasformare questi rapporti, non di rado conflittuali, in opportunità di miglioramento.

Questa attitudine relazionale non ha da essere intesa in senso generico, essa si configurerà piuttosto come puntualmente orientata alla risoluzione delle questioni caratteristiche del confronto con il fornitore e con l’interfaccia interna sui temi tipici del processo di acquisto. Gli addetti riceveranno informazioni e formazione tali da permettere loro di risolvere le controversie con i fornitori e con gli enti tecnici e commerciali nel rispetto degli obiettivi di performance fissati.

Con i fornitori, per esempio, l’addetto, qualunque sia il suo ruolo e il suo livello di responsabilità, modulerà l’intensità, il vigore e l’assertività del suo intervento sulla base del posizionamento della propria azienda sui mercati di acquisto, agendo pertanto in modo differente in accordo alla forza contrattuale propria e del fornitore. E non solo il posizionamento sarà un elemento di caratterizzazione del rapporto, altri elementi concorreranno infatti a determinare il modello relazionale: la considerazione della dimensione dell’azienda del fornitore, del suo assetto proprietario, della sua appartenenza ad aree geografiche nelle quali sono in vigore codici comportamentali particolari, etc.

Identicamente, nella condivisione con i colleghi aziendali, la relazione sarà connotata dall’argomentata tensione verso l’esplorazione delle alternative di fornitura attraverso la capacità di recepire con esattezza il fabbisogno, di identificare le cause della sua insorgenza e di essere nelle condizioni di suggerire e proporre soluzioni adeguate.

Competenza tecnica

Accanto alla capacità di esprimere relazioni proficue e fattivamente collaborative l’addetto acquisti è oggi richiesto di specializzazione tecnica di natura merceologica. È rilevante notare come la competenza tecnica dell’addetto su una o più particolari merceologie trovi la sua sublimazione fattuale nella sua trasformazione in conoscenza tecnica del mercato e dei fornitori, in quanto solo tale approccio consente di rendere la padronanza tecnica uno strumento utile all’attività degli acquisti.

Un addetto acquisti dotato di acclarata e dettagliata conoscenza tecnica e tecnologica di un determinato bene o servizio che nell’esercizio delle proprie attività affrontasse con i colleghi di area tecnica le problematiche dell’acquisto di quel bene o di quel servizio, entrando nel merito delle soluzioni proposte nelle specifiche e nei capitolati, non eseguirebbe il ruolo di buyer o di category, ma di tecnico aggiunto.

In virtù delle competenze possedute, sia poiché proveniente da un incarico tecnico, sia in virtù di un percorso di studi specializzato, questo addetto è chiamato ad adoperarsi per trasformarsi in un professionista del mercato d’acquisto allo scopo di rilevarne le evoluzioni tecnologiche, di restare informato in merito allo status dei fornitori più importanti e di essere al corrente della dislocazione delle fonti di fornitura in altre aree geografiche. Il medesimo approccio relazionale si manterrà nel contatto e nell’approfondimento delle tematiche del fabbisogno con i richiedenti aziendali, situazione nella quale la consapevolezza da parte dell’addetto acquisti delle implicazioni, degli effetti e delle controindicazioni provocati da ogni modifica alle impostazioni tecniche preesistenti sarà determinante per la positiva composizione del confronto.

Il buyer e il category saranno dunque risorse di matrice tecnica che, seguendo un opportuno percorso di formazione e di autoformazione, metabolizzano le competenze e le riutilizzano in accordo al ruolo ricoperto nella funzione.

Approccio analitico

Il buyer e il category saranno inoltre dotati di un approccio alle problematiche poste dal loro incarico spiccatamente di taglio analitico. Essi sono in grado, nell’esercizio delle loro attribuzioni, di porre in atto tecniche di indagine che con costanza, accuratezza e tempestività tendano alla scomposizione dei fattori, allo scorporo del superfluo e alla riduzione all’essenziale, all’individuazione delle dinamiche occulte dei processi e delle situazioni e al definitivo accertamento della realtà. Si tratta della sistematica disamina di ogni contingenza, tesa allo scopo di cogliere gli aspetti reconditi e occulti di un’offerta, di una rigidità eccessiva in negoziazione, di una richiesta di variante, di un ritardo nell’esecuzione di quanto previsto nel contratto di acquisto.

L’essere analitici, per un addetto acquisti, è l’alimento di ogni giornata, quando di fronte a qualunque genere di evenienza egli si propone di verificare i fatti, di cercare riscontri, di individuare i precedenti e di ottenere certezze.

L’approccio analitico, che è per sua natura metodico e che pertanto richiede un proprio, preciso e specifico, spazio temporale esecutivo, è ciò che distingue l’addetto acquisti  dal suo interlocutore più tipico, il funzionario commerciale del fornitore, là dove questi tende alla sintesi e freneticamente ricerca una rapida conclusione, offrendo sconti e promesse, il buyer e il category oppongono la loro propensione al controllo del dettaglio, la loro pretesa di appurare aspetti e circostanze apparentemente marginali, la loro volontà nell’identificare la natura veritiera della questione che si sta dibattendo.
L’addetto acquisti è pacato, poiché solo l’assenza di impulsività consente l’esercizio dell’approccio analitico, egli è riflessivo e, per la conclusione dei suoi incarichi, richiede sempre più tempo di quello che abitualmente ha a disposizione, ed è, infine, metodico, in quanto solo l’applicazione continua di un sistema organizzato permette di esplicare compiutamente le sue competenze.

La realtà del processo degli approvvigionamenti ostacola questo approccio, la quotidianità dell’opera del buyer e del category sono costituite dall’incalzare delle telefonate, delle mail, delle riunioni, degli incontri con i fornitori e soprattutto dall’onnipresente e continuo assillo dell’urgenza, dell’emergenza, fare in fretta, a emettere l’ordine, a consegnare il prodotto, a ultimare la prestazione.

Ciononostante essi sono chiamati, per adempiere al loro incarico, a non dimenticare come in tutte le situazioni nelle quali ciò sia consentito sarà loro cura utilizzare nel migliore dei modi e al massimo grado l’attitudine e gli strumenti dell’analisi.

La curiosità

Qualità di natura non tecnica, che forse si può solo possedere e che non è possibile apprendere. Il buyer e il category manager sono curiosi, soprattutto di conoscere la realtà al di là dei filtri ingannevoli dei rituali commerciali, delle offerte erronee e delle richieste di acquisto non necessarie. Curiosità per le novità preannunciate da un fornitore che ha chiesto di essere ricevuto, curiosità per un’ispezione a una nuova azienda che si è candidata fornitrice, curiosità per una visita a una fiera di settore.

Ed anche curiosità per la strategia negoziale che il fornitore adotterà nella trattativa del giorno successivo, curiosità per l’andamento dell’asta on line che ha accuratamente preparato, curiosità per gli esiti di un rilancio su una gara. E curiosità, che talora si confonde con l’ansia, quando l’addetto acquisti rischia un acquisto da un fornitore nuovo o non ancora perfettamente collaudato, oppure quando sceglie deliberatamente una tattica negoziale aggressiva che potrebbe condurre il fornitore a rinunciare lasciandolo privo di alternative.

Curiosità, per un buyer e un category, significa infine desiderio di superare un ostacolo imprevisto, di raggiungere un obiettivo apparentemente irraggiungibile, di infrangere una prassi consolidata, di avventurarsi su un terreno sconosciuto, di risolvere una situazione giudicata impossibile.

Alessio Paša ha diretto, dal 1985 al 2003, una società specializzata nella gestione in outsourcing degli approvvigionamenti di materiali di produzione e di manutenzione industriali. Esperto di tematiche sull’acquisto di beni e di servizi, con particolare riferimento a: logistica; marketing di acquisto; valutazione, qualificazione e gestione del parco fornitori; modelli innovativi di analisi costo, TCO e analisi del valore. Relatore in Convegni e Seminari, è collaboratore di riviste specializzate. È autore di pubblicazioni quali: “La costruzione dell’albo fornitori”, “La gara d’acquisto” e recentemente, con altri, “Albo fornitori e posizionamento degli acquisti”.