Vitrociset, gli acquisti portano valore al business dell’azienda grazie all’e-procurement
L’integrazione modulare della piattaforma Accelerate di SynerTrade consente all’azienda italiana, attiva nei settori della difesa e della sicurezza, dello spazio e del trasporto, di digitalizzare l’intero processo degli acquisti, aggiungendo un tassello fondamentale al proprio percorso di trasformazione digitale. PRIMO premio assoluto Negotorium FUCINA 2017
La Digital Transformation sta cambiando profondamente il cuore delle aziende a ogni livello. L’integrazione di processi automatizzati consente di restituire anche ai dipartimenti considerati tradizionalmente di supporto lo status di vere e proprie unità di business, superando la mera esecuzione di funzioni di servizio. Nel caso del Procurement, benefici quali la tracciabilità dei processi, l’abbattimento dei rischi, la sicurezza dei dati e la trasparenza delle operazioni non pongono la tecnologia in antitesi al fattore umano, ma ne potenziano l’efficacia dietro le quinte della produzione.
È il caso di Vitrociset, azienda italiana con un forte orientamento al cambiamento e all’innovazione e che fornisce alle aziende clienti sistemi per abilitare proprio questi fattori. Vitrociset ha trasformato completamente i processi della funzione acquisti con l’integrazione di Accelerate, la piattaforma in cloud di SynerTrade in grado di supportare l’intero ciclo di acquisto, creando valore per il business e dando vita a una best practice di change management in ambito e-procurement.
Lo scenario
Vitrociset è un’azienda che opera nell’alta tecnologia dedicata ai mercati della difesa, trasporti e al settore aerospaziale, con più di 800 dipendenti e per un fatturato di circa 160 milioni di Euro. Il ruolo di Vitrociset è quello di guidare i propri clienti lungo il percorso di trasformazione digitale attraverso soluzioni e servizi di supporto logistico, sistemi satellitari e di comunicazione, di simulazione e training, e di sicurezza logica e fisica. Vitrociset è a tutti gli effetti un System Integrator che partecipa a trattative private e gare pubbliche. Non stupisce, quindi, che gli acquisti ricoprano un ruolo fondamentale.
L’attività di procurement di Vitrociset si estende su acquisti in ambito ICT, servizi direzionali, opere edili, progettazione di sistemi ingegneristici e servizi indiretti e generali. Un sistema complesso in cui la gestione dei fornitori, la trasparenza nel corso delle fasi delle gare, la tempistica di evasione dei processi sono solo alcuni degli aspetti che una piattaforma di informatizzazione dell’iter può far rientrare negli standard qualitativi e di compliance di una azienda competitiva sul mercato.
A seguito di una selezione tra le principali piattaforme presenti sul mercato, Vitrociset ha individuato in Accelerate di SynerTrade la soluzione più adatta a raggiungere il doppio obiettivo che la funzione acquisti si era posta: migrare su una piattaforma cloud un sistema consolidato in procedure e cultura stessa dei dipendenti e, allo stesso tempo, confermare al business le potenzialità di crescita generate dall’e-procurement, nel breve e lungo periodo.
Le ragioni della scelta vanno ricondotte a tre caratteristiche fondamentali di Accelerate: la sua modularità, in grado di coprire ogni aspetto di ciò che riguarda gli acquisti rispondendo alle esigenze specifiche del contesto e arma vincente per introdurre il cambiamento in azienda in modo graduale; la facilità di utilizzo e di integrazione con gli altri sistemi aziendali sia interni (l’ERP in primis) che esterni (le soluzioni Cerved o altre fonti Business Data per la profilazione dei fornitori), e la disponibilità in cloud in grado di snellirne l’adozione senza aumentare le complessità di gestione e gli investimenti in IT.
Il progetto
Il progetto graduale con cui Vitrociset ha rivoluzionato i processi di acquisto con le componenti della piattaforma Accelerate è imponente, ma è stato sviluppato in tempi record. Ripercorrere ogni fase di quanto integrato consente di cogliere il valore dell’utilizzo di una piattaforma modulare in totale flessibilità.
“Siamo partiti il 13 settembre 2016 con la parte di onboarding di circa 500 aziende”, chiarisce Gianluca Adduci, Supply Chain Processes Improvement Manager di Vitrociset e responsabile del progetto “una fase delicata in cui abbiamo invitato i nostri fornitori – anche quelli storici – a collaborare al nostro processo di trasformazione registrandosi al sistema e trasmettendo loro l’indubbio valore reciproco di questa evoluzione”.
La qualifica dei fornitori si è arricchita nel marzo 2017 dell’integrazione con i database economico-finanziari di Cerved. “Abbiamo messo a disposizione dei buyer di Vitrociset un unico ambiente in cui verificare il rating del fornitore e non solo a ridosso della stipula di un contratto”, aggiunge Adduci. “In futuro il nostro repository di informazioni potrà essere alimentato dinamicamente da altri tool esterni, come i dati provenienti dalle liste anti-riciclaggio”. Per non parlare degli sviluppi sullo scouting attivi di nuovi fornitori. “L’integrazione con Atoka, piattaforma di semantica che effettua ricerche tramite keyword, potrebbe arricchire Accelerate con nuovi nominativi da profilare ed eventualmente coinvolgere nelle richieste di offerta”.
Il mese successivo è stata la volta della digitalizzazione dei processi relativi alle gare, fondamentali per il business di Vitrociset. “La struttura della piattaforma è fondamentale perché ci permette di rispettare i requisiti di compliance, interni ed esterni”, sottolinea Adduci. “Il sistema consente la completa tracciabilità lungo le fasi delle gare e di produrre automaticamente tutto il necessario per gli audit sulle selezioni a cui siamo soggetti”. Attraverso le funzionalità di reporting contenute in Accelerate, da settembre 2017 è stata quindi messa a disposizione del management di Vitrociset una dashboard contenente dati e informazioni su accordi e contratti con i fornitori facilmente consultabile e in grado di fornire risposte immediate sui vantaggi consentiti da una gestione informatizzata degli acquisti.
La componente di contract management è stata aggiunta all’ambiente a dicembre 2017. Grazie a questa funzionalità Vitrociset gestisce efficacemente i rapporti più complessi come i Contratti Quadro, quelli di Subappalto, NDA e Accordi Commerciali. Ma non è tutto. “Stiamo lavorando all’integrazione tra il nostro ERP SAP e SynerTrade, sia per la parte anagrafica dei fornitori che per il processo di offerta”, dichiara Adduci. “La digitalizzazione delle proposte dei nostri partner, che prima avveniva via email o telefono, ci permetterà di produrre ordini automaticamente sfruttando l’interfaccia con Accelerate”.
Il progetto si arricchirà poi con la fase di monitoraggio delle performance attraverso una Supply Evaluation a cui contribuiranno i referenti interni e che inciderà sul rating del fornitore in base a giudizi su tempistiche, qualità del prodotto offerto e competitività dei prezzi.
I risultati
L’approccio con cui Vitrociset si è resa protagonista di questo decisivo progetto di innovazione conferma quanto, in ogni organizzazione, sia il cambiamento organizzativo e culturale a fare la differenza e, allo stesso tempo, la tecnologia costituisca il fattore abilitante per ripensare processi svolti precedentemente in altro modo. “Oggi alla funzione acquisti non si chiede solo di comprare al meglio ma di avvalersi di fornitori accreditati”, chiarisce Giovanni Macellari, CPO di Vitrociset. “Con SynerTrade siamo riusciti a ribaltare il paradigma focalizzandoci su chi fornisce il servizio e non più solo sul prodotto, redigendo un albo fornitori costantemente vagliato da partner esterni che ci permette di identificare rapidamente sempre i soggetti più idonei per ogni acquisto”. Un ecosistema a cui contribuiscono i buyer interni con la loro valutazione finale, fondamentale per le decisioni e che conferisce al procurement – ora automatizzato – un ruolo decisivo per il business aziendale.
“La digitalizzazione degli acquisti comporta una revisione innovativa nel modo di lavorare, a tutto beneficio della mitigazione dei rischi e, soprattutto, alla generazione di risparmi di tempi e costi non indifferenti e reinvestibili”, conclude Macellari. “La nostra azienda ha nel suo DNA la propensione all’innovazione, e grazie a SynerTrade, anche la direzione procurement e supply chain oggi opera in linea con gli altri dipartimenti aziendali. Tutti insieme possiamo contribuire alla trasformazione digitale di Vitrociset, per renderla sempre più pronta e competitiva per le sfide future”.
